Regulamin organizacyjny

Regulamin organizacyjny

Regulamin Organizacyjny Muzeum Ziemi Kozielskiej w Kędzierzynie-Koźlu
w organizacji

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. Regulamin niniejszy określa organizację wewnętrzną, podział zadań i kompetencji w Muzeum Ziemi Kozielskiej w organizacji w Kędzierzynie-Koźlu, zwanym dalej „Muzeum” oraz zasady jego funkcjonowania.
§ 2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest’mowa o:

1.  Statucie – należy przez to rozumieć Statut Muzeum Ziemi Kozielskiej w Kędzierzynie-Koźlu w organizacji, przyjęty uchwałą, Nr XLIX/567/09 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie utworzenia samorządowego muzeum pod nazwą „Muzeum Ziemi Kozielskiej w Kędzierzynie-Koźlu w organizacji” wraz z przyjęciem jego statutu;
2.  Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Muzeum Ziemi Kozielskiej w Kędzierzynie-Koźlu w organizacji;
3.  Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Muzeum Ziemi Kozielskiej w Kędzierzynie-Koźlu w organizacji.

II. PODSTAWA PRAWNA DZIAŁANIA MUZEUM

§ 3. Muzeum działa na podstawie przepisów:

1.  ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (Dz.U. z 2018 r., poz. 720, z późn.zm.);
2.  ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1983);
3.  Statutu Muzeum;
4.  niniejszego Regulaminu.

III. STRUKTURA ORGANIZACYJNA, ZARZĄDZANIE I KIEROWANIE MUZEUM

§ 4

1. Zarządzanie Muzeum opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa.
2. Każdy pracownik Muzeum podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje polecenia i instrukcje dotyczące jego pracy i przed którym odpowiada za całokształt powierzonych spraw.

§ 5. Dyrektor zarządza całokształtem działalności Muzeum, czuwa nad mieniem Muzeum i jest za nie odpowiedzialny oraz reprezentuje Muzeunrna zewnątrz.
§ 6. W strukturze Muzeum tworzy się Dział Organizacyjno-Zarządzający i Dział Gromadzenia i Udostępniania Muzealiów, które podlegają Dyrektorowi.
§ 7. W Dziale Organizacyjno-Zarządzającym tworzy się stanowiska:

1.  Główny Księgowy połączone ze’stanowiskiem kierownika Działu;
2.  ds. obsługi technicznej Muzeum.

§ 8. W Dziale Gromadzenia i Udostępniania Muzealiów tworzy się dwa stanowiska ds. gromadzenia i udostępniania muzealiów.
§ 9. Struktura organizacyjna oraz odpowiadająca jej liczba etatów stanowi załącznik do Regulaminu.
§ 10. Muzeum prowadzi działalność statutową w następujących obiektach:

1.  w siedzibie Muzeum – Baszta przy ul. Kraszewskiego 5B w Kędzierzynie-Koźlu, wraz z przyległymi obiektami;
2.  w obiektach udostępnionych w drodze stosownych umów przez inne podmioty, w celu organizacji wydarzeń muzealnych, wystaw czasowych lub organizację oddziałów.

§ 11.

1. Dyrektor działa jednoosobowo i odpowiada za pracę oraz wyniki działalności Muzeum.
2.  Dyrektor jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Muzeum.
3.  Regulaminy, instrukcje i inne akty kierownictwa wewnętrznego obowiązujące w Muzeum wprowadza Dyrektor w drodze zarządzeń wewnętrznych.
4.  Dyrektor ustala indywidualne zakresy obowiązków i odpowiedzialności wszystkich pracowników.

§ 12. Główny Księgowy zastępuje Dyrektora podczas jego nieobecności zgodnie z zakresem udzielonych upoważnień i pełnomocnictw.

§ 13.

1. Główny Księgowy wykonując obowiązki kierownika działu nadzoruje całokształt pracy podporządkowanej mu komórki organizacyjnej i jest odpowiedzialny przed Dyrektorem za jej należyte funkcjonowanie oraz sprawowanie nad nią kontroli zarządczej.
2.  Kierownik działu nadzoruje również realizację przypisanych mu zadań i jest odpowiedzialny przed Dyrektorem za ich prawidłową realizację.
3.  Spory kompetencyjne rozstrzyga Dyrektor.

§ 14

1. 1. 1. Szczegółowy zakres obowiązków i uprawnień Głównego Księgowego określa Dyrektor zgodnie z przepisami o finansach publicznych oraz przepisami o rachunkowości.
   2. Do obowiązków Głównego Księgowego należy w szczególności:
      1. zapewnienie prawidłowości, terminowości, rzetelności i liczbowej zgodności sprawozdań finansowych sporządzonych w Muzeum,
      2. zorganizowanie systemu obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych, możliwość realizowania kontroli wewnętrznej oraz prowadzenia rachunkowości Muzeum,
      3. doskonalenie funkcjonowania działu księgowości, kalkulacji, sprawozdawczości i rozliczeń oraz dokumentacji księgowej w sposób zapewniający:
         1. skuteczną ochronę mienia i rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony majątek Muzeum i ochrony danych osobowych przetwarzanych w Muzeum ,
         2. terminowe dochodzenie roszczeń i należności Muzeum,
         3.  skuteczna kontrola realizacji zadań dotyczących Księgowości;
      4. nadzorowanie, zabezpieczanie i właściwe przechowywanie dokumentów i ksiąg finansowych w Muzeum,
      5. nadzorowanie terminowego rozliczania inwentaryzacji trwałych i obrotowych składników majątkowych (poza muzealiami);
      6. dokonywanie w ramach sprawowanej kontroli działalności gospodarczej następujących czynności:
         1. kontroli wstępnej operacji gospodarczych związanych z wydatkowaniem środków pieniężnych i materialnych, obrotem i zużyciem środków,
         2. kontroli bieżącej operacji gospodarczych stanowiących przedmiot księgowości,
         3. kontrola zarządczej w zakresie finansowo-księgowym i ekonomicznym;
      7. informowanie Dyrektora o ujawnionych nieprawidłowościach gospodarczych, finansowych, księgowych, materialnych, stratach nadzwyczajnych z przedstawieniem konkretnych wniosków celem ich likwidacji;
      8. nadzorowanie kształtowania się relacji kosztów i wyników gospodarczych w Muzeum;
      9. opiniowanie wewnętrznych regulaminów i instrukcji pod względem poprawności finansowo-ekonomicznej;
      10. analiza i ocena wykonania podstawowych wskaźników planu działalności Muzeum;
      11. nadzór nad poprawnością formalno-rachunkową i finansową umów i porozumień zawieranych przez Muzeum.

§ 15. Do zadań Głównego Księgowego jako kierownika Działu Organizacyjno-Zarządzającego należy:

1. 1. planowanie i nadzorowanie realizacji wszystkich spraw wchodzących w zakres administracji Muzeum oraz zawieranie umów i porozumień w tym zakresie, z wyjątkiem zastrzeżonych do podpisu Dyrektora;
   2. nadzór nad sprawnością wszystkich urządzeń technicznych Muzeum;
   3. nadzór nad stanem technicznym budynków i urządzeń towarzyszących;
   4. nadzór nad stanem sanitarnym, ppoż i BHP w Muzeum;
   5. nadzór prawidłowego funkcjonowania dozoru (dozór nocny i dzienny) Muzeum;
   6. nadzór nad całokształtem spraw kadrowych wynikających z Kodeksu pracy;
   7. nadzór nad ochroną danych osobowych i informacji niejawnych w podległych komórkach;
   8. nadzór nad merytoryczną prawidłowością umów zawieranych przez Muzeum w zakresie powierzonych praw;
   9. sporządzanie projektów rocznych planów pracy i sprawozdań w zakresie nadzorowanych spraw;
   10. sporządzanie projektów regulaminów, instrukcji, zarządzeń, komunikatów w zakresie nadzorowanych spraw;
   11. nadzorowanie realizacji planu rocznego podległych działów;
   12. nadzorowanie i koordynacja współpracy między działami Muzeum w zakresie sporządzania wniosków finansowych na realizację zadań statutowych Muzeum.

IV. ZADANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH MUZEUM

§ 16. Do zadań Działu Organizacyjno-Zarządzającego należy:

1. prowadzenie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Muzeum;
2. naliczanie, rozliczanie i prowadzenie pełnej dokumentacji płacowej;
3. sporządzanie kalkulacji cenowych na usługi prowadzone przez Muzeum;
4. sporządzanie projektów planów finansowych i ich korekt oraz terminowe przekładanie ich Dyrektorowi;
5. sporządzanie sprawozdań finansowych oraz terminowe przedkładanie ich Dyrektorowi;
6. sporządzanie sprawozdań płacowych oraz deklaracji podatkowych i innych wynikających z przepisów prawa;
7. przedkładanie Dyrektorowi wniosków o wszczęcie inwentaryzacji trwałych i obrotowych składników majątkowych (poza muzealiami), terminowe rozliczenie inwentaryzacji oraz przedkładanie Dyrektorowi protokołów inwentaryzacyjnych;
8. sporządzanie kalkulacji i preliminarzy finansowych do wniosków na pozyskiwanie środków na działalność Muzeum oraz rozliczeń wykorzystania tych środków;
9. sporządzanie analiz ekonomicznych kosztów i przychodów na potrzeby Dyrektora,
10. sporządzanie rozliczeń finansowych z wykorzystania środków finansowych pozyskanych z grantów i dotacji celowych;
11. planowanie i organizowanie pracy pracowników dozoru i pracowników technicznych;
12. koordynowanie współpracy pomiędzy działami zapewniające terminowe sporządzanie wniosków i programów na pozyskanie finansowych środków pozabudżetowych na realizację zadań Muzeum;
13. organizowanie i przeprowadzanie okresowych inwentaryzacji środków trwałych wyposażenia;
14. prowadzenie spraw i dokumentacji związanej z planowanymi, prowadzonymi i zakończonymi remontami i inwestycjami Muzeum;
15. sprawowanie kontroli nad stanem technicznym obiektów Muzeum;
16. organizowanie i nadzorowanie prac ogrodniczych na terenach pozostających w administracji muzeum;
17. zapewnienie zaopatrzenia w sprzęt i materiały biurowe, techniczne, chemiczne i gospodarcze;
18. utrzymanie porządku i czystości w obiektach Muzeum;
19. nadzorowanie prawidłowego funkcjonowania instalacji c.o., elektrycznej, wodnokanalizacyjnej oraz instalacji antywłamaniowej i przeciwpożarowej;
20. prowadzenie spraw związanych z transportem samochodowym;
21. koordynowanie i nadzorowanie spraw związanych z BHP i ppoż obiektów muzealnych;
22. współpraca z Działem Gromadzenia i Udostępniania Zbiorów w organizacji wystaw i imprez muzealnych w zakresie obsługi technicznej i zaopatrzenia;
23. nadzorowanie, prowadzenie i dokumentowanie procedury związanej z zamówieniami publicznymi;
24. koordynowanie spraw z zakresu obrony cywilnej i ochrony Muzeum na wypadek zagrożenia oraz informacji niejawnych;
25. obsługę organizacyjną Rady Muzeum.

§17. Do zadań Działu Gromadzenia i Udostępniania Muzealiów należy:

1. prowadzenie i koordynacja całości działalności promocyjnej i edukacyjnej Muzeum;
2. sporządzanie planów rocznych i sprawozdań Muzeum dla potrzeb Organizatora;
3. inicjowanie, organizowanie i nadzorowanie realizacji imprez oświatowych i popularyzatorskich, takich jak wernisaże, koncerty muzyczne, lekcje muzealne, wykłady, warsztaty edukacyjne, konkursy literackie i plastyczne, fotograficzne, plenerowe imprezy dziecięce, cykle oświatowe itp.;
4. gromadzenie i opracowanie naukowe istniejących kolekcji i pojedynczych zabytków będących pod opieką działu;
5. prowadzenie celowych badań rynku w antykwariatach, na targach i aukcjach oraz bezpośrednich kwerend dla pozyskania zabytków, mogących uzupełnić istniejące zespoły i kolekcje sztuki zbiorów Muzeum;
6. popularyzacja wiedzy z na temat historii ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień ważnych dla kultury regionu i zbiorów będących pod opieką działu;
7. prowadzenie stałej i systematycznej współpracy ze służbami celnymi, policyjnymi, archeologicznymi i innymi instytucjami oraz osobami prywatnymi w celu pozyskania muzealiów;
8. prowadzenie współpracy z muzeami i galeriami, zajmującymi się porównywalnym zakresem badawczym;
9. prowadzenie działalności edukacyjnej, promocyjnej, wystawienniczej, redakcyjnej i wydawniczej;
10. planowanie i organizowanie inwentaryzacji muzealiów.

V. PLANOWANIE I ROZLICZANIE REALIZACJI ZADAŃ

§ 18.

1. Zarządzenia, decyzje i pisma okólne, polecenia oraz polecenia pokontrolne o charakterze ogólnym wydaje Dyrektor lub z jego upoważnienia Główny Księgowy.
2.  Kontrole wewnętrzne inicjuje Dyrektor lub Główny Księgowy w zakresie swoich kompetencji.
3.  Celem kontroli jest:
   1.  dostarczanie Dyrektorowi informacji niezbędnych do podejmowania decyzji związanych z zarządzeniem poprzez sygnalizowanie stwierdzonych nieprawidłowości, zaniedbań i nadużyć;
   2.  zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności Muzeum -inicjowanie kierunków działania likwidujących nieprawidłowości.
4.  Za zorganizowanie i nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli odpowiedzialny jest Dyrektor i Główny Księgowy.

§ 19. W zakresie planowania obowiązują następujące procedury:

1.  kierownicy działów przedkładają Dyrektorowi wstępne propozycje do planu działalności Muzeum do 10 sierpnia roku poprzedzającego;
2.  plany te po weryfikacji Dyrektor stanowią podstawę opracowania wstępnej wersji planu finansowego;
3.  po otrzymaniu informacji z Urzędu Miasta o wysokości planowanej dotacji Dyrektor, dokonuje niezwłocznie korekty planu działalności Muzeum, uwzględniając wysokość planowanej dotacji i planowanych dochodów własnych;
4.  główny Księgowy po uwzględnieniu zmian w planie działalności Muzeum przekłada Dyrektorowi ostateczną wersję planu finansowego;
5.  ostateczną wersję planu działalności Muzeum i planu finansowego Dyrektor Muzeum przedkłada do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta;
6.  uzasadnione korekty planu merytorycznego i finansowego mogą być dokonywane w ramach posiadanych środków finansowych.

§ 20. W zakresie sprawozdawczości obowiązują następujące zasady:

1.  kierownicy działów w zakresie swoich obowiązków i kompetencji sporządzają i przedkładają Dyrektorowi do podpisu sprawozdania wymagane ogólnie obowiązującymi przepisami prawa (do Urzędu Skarbowego, Urzędu Statystycznego, Urzędu Pracy, Ochrony Środowiska, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, itp.);
2.  kierownicy działów w terminie do 2 lipca każdego roku przedkładają Dyrektorowi sprawozdanie z pracy działu za I półrocze. W terminie do dnia 10 stycznia kierownicy działów przedkładają Dyrektorowi sprawozdanie z pracy rocznej działu;
3.  zbiorcze sprawozdanie z działalności Muzeum za I półrocze sporządza Dział Gromadzenia i Udostępniania Muzealiów i przedkłada Dyrektorowi do podpisu do dnia 5 lipca każdego roku; zbiorcze roczne sprawozdanie z pracy Muzeum Dział Gromadzenia i Udostępniania Muzealiów sporządza do dnia 15 stycznia. Dyrektor przedkłada sprawozdanie z działalności Muzeum do Wydziału Kultury Sportu i Turystyki Urzędu Miasta Kędzierzyna-Koźla i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle;
4.  Główny Księgowy sporządza do dnia 10 lipca każdego roku sprawozdanie finansowe za I półrocze. Roczne sprawozdanie finansowe Główny Księgowy sporządza w terminach określonych ustawą o rachunkowości. Dyrektor przedkłada sprawozdanie finansowe do Wydziału Kultury Sportu i Turystyki Urzędu Miasta Kędzierzyna-Koźla i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle.

VI. ZAKRES OBOWIĄZKÓW I ODPOWIEDZIALNOŚCI PRACOWNIKÓW MUZEUM

§ 21.

1. Pracownicy Muzeum realizują powierzone im zadania i ponoszą odpowiedzialność za:
2.  dokładną znajomość przepisów obowiązujących na powierzonych stanowiskach pracy oraz realizowanie zadań zgodnie z tymi przepisami i zasadami obowiązującymi na danym stanowisku pracy;
3.  ścisłe przestrzeganie w swych działaniach przepisów obowiązującego prawa;
4.  dokładne, prawidłowe i terminowe wykonywanie powierzonych prac i czynności zleconych przez zwierzchników;
5.  należyte przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji dotyczącej zakresu wykonywanych czynności;
6.  prawidłowe i rzetelne załatwianie interesantów i życzliwy do nich stosunek;
7.  znajomość obowiązujących w Muzeum regulaminów, zarządzeń i innych aktów regulujących funkcjonowanie Muzeum i ich przestrzeganie;
8.  oszczędne gospodarowanie środkami, materiałami oraz dbałość o powierzony sprzęt i wyposażenie, zabezpieczenie go przed zniszczeniem lub kradzieżą;
9.  przestrzeganie przepisów BHP i ppoż oraz regulaminów wewnętrznych i zarządzeń Dyrektora.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 22. Regulamin podlega podaniu do wiadomości i stosowania wszystkim pracownikom Muzeum. Obowiązkiem każdego pracownika jest znajomość niniejszego Regulaminu Organizacyjnego Muzeum.
§ 23. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa.
§ 24. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem podania do wiadomości pracownikom.

DYREKTOR
Muzeum Ziemi Kozielskiej w Kędzierzynie-Koźlu w organizacji
Bolesław Bezeg